Як часто проблеми, які здаються глобальною катастрофою, які не мають вирішення, розв’язувалися простим продуктивним діалогом. А можна ж взагалі не робити кроки назустріч точці кипіння та запобігати конфліктам завчасно, просто спілкуючись з підлеглими на регулярній основі. Додайте у свій план адаптації нових співробітників та втримання досвідчених колег періодичні співбесіди.

Ми виокремлюємо три типи таких діалогів:

  1. На початку після випробувального терміну.
  2. Раз в рік протягом роботи співробітника в компанії.
  3. Якщо співробітник вирішив покинути компанію.

Після випробувального терміну

Співбесіда після випробувального терміну дозволяє відчути задоволеність співробітника, а також визначити перспективи розвитку, критерії оцінки роботи, закріпити список основних завдань та мотивувати на подальшу успішну роботу в компанії.

Якщо співробітник не підходить вам, обговоріть причини свого незадоволення, але в максимально м’якій формі, щоб залишити працівнику позитивну думку про роботодавця.

Багато компаній проводять анкетування, де прохають відповідати на відкриті запитання та оцінити свою задоволеність за шкалою від 1 до 10. Такі анкети як правило містять запитання, на кшталт:

  • З якими проблемами вам прийшлось зіштовхнутися в період випробувального періоду?
  • Як ви боролися з ними?
  • Ви задоволені соціальним пакетом?
  • Характер роботи відповідає вашим очікуванням?

Оцінка задоволення робочим місцем, графіком роботи, рівнем заробітної плати, організацією робочого процесу, корпоративною культурою, рівнем відносин з безпосереднім керівником та колегами.

Також в анкету можна додати запитання, яке дасть можливість побачити проблеми в організації роботи: «Що, на ваш погляд, в роботі відділу чи компанії у цілому необхідно змінити?» Проте варто враховувати, що таке анкетування не проводиться в анонімній формі, тому деякі відповіді можуть бути не до кінця щирими.

Окрім анкети варто провести розмову наодинці зі співробітником, щоб отримати розгорнуті відповіді на наступні запитання:

Твої очікування від роботи/ компанії/ команди виправдались?

Це питання скоріше для оцінки процесу найму, ніж процесу адаптації. Ціль рекрутера та менеджера, який наймає, максимально точно описати, яка людина потрібна на вакантну позицію, які завдання доведеться виконувати та на що взагалі очікувати. Якщо у підсумку новий співробітник очікував іншого, скоріш за все, ви не змогли правильно сформулювати описання вакансії та виявити невідповідність ваших цілей з цілями кандидата на етапі співбесіди. Якщо новий співробітник відповідає негативно, це поганий знак, а ваше завдання придумати, як виправити ситуацію: чи можете ви підлаштуватися під нього, підібрати для нього більш оптимальну позицію в компанії, чи вам доведеться все ж розлучитися та почати пошуки заново.

Є щось незрозуміле у твоїй роботі, команді чи в компанії в цілому? Я можу тобі пояснити.

Ціль адаптації — зробити так, щоб новий співробітник відчув себе повноцінною частиною компанії. Якщо через кілька місяців щось до сьогодні залишається незрозумілим чи неясним, то це ваша можливість дати необхідну цінну інформацію співробітнику. І відмітити для себе, що потрібно пояснити конкретніше в процесі найму та адаптації майбутніх співробітників.

Що я можу зробити, щоб тобі було легше освоїтися?

Прохаючи про конкретні дії, ви отримаєте не абстрактну відповідь, а повноцінний список завдань, які можна буде використовувати й далі з новими співробітниками.

Що тобі подобається найбільше в роботі?

Як тільки ви зрозумієте, що співробітнику подобається більше (як правило це те, в чому він як риба в воді), ви зможете будувати стратегію його подальшої роботи навколо цих навичок. І таким чином допоможете розвиватися в тому, що йому справді цікаво.

Як тобі здається, ти достатньо добре знаєш своїх колег?

Без діалогу та обміну ідеями працювати продуктивно в сучасних умовах неможливо. Новачкам особливо складно працювати з колегами, якщо вони їх не знають чи відчувають себе серед них некомфортно. Тому варто докласти зусиль, щоб зробити нового співробітника частиною спільноти.

І не варто забувати, що хтось може бути інтровертом, і людині потрібно більше часу для того, щоб відкритися, а якщо ви будете поспішати, то можете навпаки зробити середовище ще більше некомфортним.

Заохочуйте нових співробітників в дискусії на командних зустрічах та запрошуйте на обіди з людьми, з якими їм варто налагодити відносини.

Раз в рік протягом роботи співробітника в компанії

Звільнення ефективного співробітника не тільки шок для керівників та HR менеджерів, а ще потенційна загроза для бізнесу. При цьому майже всі проводять бесіду зі співробітником про причини звільнення вже після того, як він прийняв таке рішення, хоча сенсу в таких розмовах небагато. Ліпше проводити так звані stay interview у форматі неформальних зустрічей тет-а-тет, котрі допоможуть виявити основні фактори, що змушують працівника залишатися у вас в компанії, а також моменти, котрі наштовхують на зворотні думки. 

Щоб отримати всю необхідну інформацію, достатньо всього 5 запитань. Важливо багато та уважно слухати, приблизно 80% діалогу. Переходьте до наступного питання, коли співбесідник точно сказав все, що думає. Записуйте всі важливі деталі, щоб і самим нічого не пропустити, і показати, що вам дійсно не все одно.

Які запитання потрібно ставити:

Чого очікуєш від робочого дня, коли їдеш ранком в офіс?

Це питання фокусує працівника на його щоденних завданнях та викликах. Як правило, співробітників в компанії тримають хороші відносини з колегами та керівництвом, а також інтерес до свого заняття. І ці фактори куди важливіші розміру заробітної плати. Дайте співробітнику продемонструвати, що його цікавить.

Читати  5 причин, чому фахівці вищого рівня не йдуть у вашу компанію

Чому ти навчився на роботі, а чому ще хочеш навчитися?

Далі ми наштовхуємо співробітника на роздуми про власний розвиток та кар’єру. Хтось зі співробітників амбіційний та постійно рухається вперед, комусь періодично цікаво дізнатися щось новеньке, в той час, як є і ті, хто просто хоче відпрацювати свій робочий день та піти додому.

Щоб зрозуміти, до якого з типів відноситься ваш співробітник, поставте йому ці запитання:

  • Яка ще робота в компанії тебе приваблює?
  • Як ти думаєш, які навички потрібні для цих позицій (які для тебе привабливі)?
  • Яких навичок тобі не вистачає, щоб зайняти ці позиції чи взяти на себе цікаві завдання у цій сфері?

Чому ти продовжуєш працювати тут?

Просте, на перший погляд, питання насправді може увігнати співробітника в шок, тому що навряд він роздумував про це раніше. Тут необхідна певна наполегливість, щоб отримати більш-менш конкретні відповіді. Не поспішайте, дайте час на роздуми.

Можливі додаткові питання:

  • Чому для тебе це так важливо?
  • Це єдина причина, чи є ще?
  • А якщо виділити одну основну, то що саме?

Коли в останній раз ти думав про звільнення, що наштовхнуло тебе на такі думки?

Всі інколи про це думають. Поганий день, не цікаві завдання чи неприємні колеги, щось таки наштовхує на такі думки. Важливо вчасно обговорити причини таких думок. Запитання для уточнення:

  • Розкажи детальніше, як це відбулося?
  • Хто та що при цьому сказав?
  • Що я можу зробити, щоб виправити чи якось покращити ситуацію?
  • За школою від 1 до 10, наскільки це зараз важливо та актуально для тебе?

Що я можу зробити, щоб робота для тебе стала комфортнішою?

Кінцеве питання також дає уявлення про співробітника, чи розуміє він сам, як можна виправити ситуацію чи бачить лише негатив? Також дуже важливо, щоб менеджер не займав позицію оборони, а сприйняв критику та розібрав план для корекції ситуації. Інакше між співробітниками швидко поширяться чутки про те, що менеджер не здатен проаналізувати критику, а значить немає сенсу в цих stay інтерв’ю. Вони стануть короткими та безрезультативними заходами «для галочки». Додаткові питання:

  • Твій керівник повідомляє тобі, коли ти робиш щось добре?
  • Твій керівник говорить та робить що-небудь, щоб допомогти тобі працювати краще?

Якщо співробітник звільнився, які запитання потрібно поставити наостанок

Розмова при звільненні — ще один спосіб проаналізувати та покращити робочі процеси та корпоративну культуру. Результати так званої вихідної співбесіди дозволяють зрозуміти причини звільнення, які повторюються та запобігти таким ситуаціям в майбутньому.

Які питання потрібно ставити:

Чому ти вирішив шукати нову роботу? Що переконало перейти в іншу компанію?

Якщо співробітник вирішив змінити сферу діяльності чи знайшов місце ближче до дому, то це навряд допоможе вам вплинути на задоволеність роботи співробітниками. В іншому випадку ви зможете отримати інформацію про рекрутингові стратегії конкурентів, а також зрозуміти, що ваша ціннісна пропозиція роботодавця поступається конкурентам.

Що тобі не сподобалось у твоїй роботі? Що б ти змінив у своїй роботі, якби була така можливість?

Так ви побачите сфери не лише для покращення у відділі, де працював співробітник, але й матимете змогу створити краще уявлення про посаду, на яку скоро доведеться шукати людину. А значить зможете завчасно підготувати нову людину до можливих труднощів, якщо їх ніяк неможливо виправити. Роздумуючи про те, щоб співробітник змінив, він скоріш за все поділиться з вами головною причиною звільнення. До того ж запропонує власне розв’язання цієї проблеми.

Ми можемо щось зробити для того, щоб ти залишився у нас працювати? Ти готовий повернутися до нас в майбутньому? Якщо так, то на яку посаду?

У такому ключі, співробітник може поділитися деталями, про які не говорив раніше (робоча атмосфера, можливість розвитку, відносини з керівництвом). Оскільки співробітник, який знає компанію з середини, є для вас дуже цінним. Ліпше завчасно уточнити, чи планує він до вас повернутися, щоб продовжувати підтримувати з ним контакти та мати його на увазі в майбутньому.

Що тобі подобалось в роботі? Чи влаштовувала заробітна плата та бонуси?

На сильних сторонах, про які скаже співробітник, який звільняється, можете зосередити свою рекрутингову стратегію. Також зможете зрозуміти, як співробітники сприймають компенсацію, і у випадку, якщо ви в змозі на неї впливати, коригуйте в майбутньому розмір нагороди та систему бонусів. Окрім того, ви допоможете йому зосередитися на позитивних спогадах про компанію. Та, вплинути на нагороду не завжди в наших силах, але завжди корисно знати, як співробітники сприймають компенсацію — особливо ті, хто йде з компанії.

Ти готовий рекомендувати нас як хорошого роботодавця та залишити відгук про компанію?

Під час попереднього питання ви змусили працівника подумати про позитивні сторони роботи в компанії, а значить зараз з більшою ймовірністю погодиться вас рекомендувати іншим. Колишній співробітник також може бути амбасадором бренду роботодавця, тому дайте зрозуміти, що він дуже допоможе вам та кандидатам, якщо поділиться з ними досвідом роботи в компанії, та запропонує залишити відгук на спеціальній платформі, наприклад, в соціальних мережах.