Під час кризи особливо помітні фактори, які відривають нас від роботи, але існують способи їх мінімізувати.

Шок від того, що відбувається у світі, всіляко займає увагу тих, хто працює дистанційно. Вони хвилюються про власне та чуже здоров’я та добробут, про стабільність своєї роботи, особисті інвестиції та про спільні економічні перспективи. Ще й в одному просторі перебуває майже вся сім’я. Словом, ще ніколи працівникам не доводилось так сильно балансувати, а щоб їх організація пережила грозу, потрібно серйозно сконцентруватися.

Крім того, люди, котрі вперше зіштовхнулися з віддаленою роботою та швидко вчаться, виявили, що навколо безліч речей, які відривають від процесу та призводять до зіпсованої комунікації. Коли поряд немає звичних вказівок та нагадувань, дуже легко збитися зі шляху чи невірно зрозуміти, хто за що відповідає, що та коли має бути виконаним.

На щастя, є керівники які знають, як допомогти своїм командам йти в ногу з часом. Один зі способів — ефективні віддалені наради, надзвичайно важливі для контакту між усіма співробітниками для побудови планів та обговорення спільної роботи. Ось кілька кроків для лідерів та їх команд, щоб отримати максимальну віддачу від дистанційних нарад та працювати згуртовано в непрості часи.

Час для особистих виступів

Співробітники, які беруть участь у дистанційних нарадах, скоріш за все, будуть зосереджені на конкретних списках справ. Це може здатися підвищеною продуктивністю, але на справі призводить до відчуження, підриває моральний дух та важливість співробітництва. Щоб відчувати себе повноцінними людьми та продуктивно працювати, нам потрібно підтримувати зв’язок. Тому кожну віддалену нараду розпочинайте з конструктивного запитання. Це дасть всім можливість прояснити ситуацію, позбутися від стресу та хвилювань, а потім перемикнутися на розв’язання чинних питань. Те, що на обговорення цих запитань залишиться менше часу, не страшно. Дослідження показали, що коротші наради приносять більше користі.

Правильна повістка

Є практики, які дозволяють значно підвищити продуктивність дистанційних нарад. В плані завжди має бути вказана чітка ціль зібрання, що потрібно зробити та вирішити, яким чином та з обов’язковими дедлайнами. Наприклад, потрібно провести сесію запитань та відповідей, а також мозковий штурм протягом 60 хвилин, а після цього прийняти рішення. Також потрібно, щоб було абсолютно ясно, хто та в якому випадку відповідає за зіставлення та розповсюдження порядку денного (разом зі всією вихідною інформацією). Потрібно надати співробітникам час на ознайомлення з цією інформацією, щоб вони приєдналися до наради повністю підготовленими.

Читати  Конфлікти в робочому колективі: які вони бувають та як їх уникнути

Резюмуйте, резюмуйте, резюмуйте

Під час закінчення дистанційних нарад необхідно визначити наступні кроки та план їх реалізації. Це словесне підбиття підсумків може служити основою для формального повного письмового резюме, основаного на детальних замітках, в ідеалі зроблених не керівником, а кимось ще. Дуже важливо до початку зібрання визначити, хто буде робити замітки, а хто — створювати та розповсюджувати офіційне підбиття підсумків, в яких мають бути негайні та довгострокові кроки, хто відповідає за який результат, а також чіткий графік. Чітке розуміння цих обов’язків та процесів життєво важливе у дистанційному середовищі. Ліпше спілкуватися більше, чим необхідно, але запобігти невдачі.

Надійні технології

Потрібно розуміти, що системи конференц-зв’язку не завжди працюють так, як того очікують. Тому співробітники, які працюють дистанційно, повинні зробити все необхідне, щоб технології не завадили графіку зустрічей. А це означає, тримати на готові паролі, навушники й так далі. Для масштабних і особливо важливих нарад, де, наприклад, разом дивляться презентації, потрібен технічний лідер: людина, яка буде слідкувати за гучністю зв’язку та за тим, хто підключається до відеоконференції.

Зберігайте офісні традиції

Щоб підтримувати повсякденну робочу атмосферу, намагайтеся дотримуватися офісних традицій. Наприклад, якщо ви звикли проводити щотижневі пішохідні зустрічі, постарайтеся робити те саме за допомогою конференц-зв’язку на прогулянці в парку чи на задньому дворику. Якщо генеральний директор завжди робив безглузду розсилку на перше квітня, то нехай і в цей раз зробить так само. Пам’ятайте, ритуали приносять комфорт, допомагають людям справлятися з невизначеністю, в той час, як порушення ритуалів збільшує тривогу. Якщо нічого схожого раніше не було, придумайте щось нове — наприклад, час для неформального спілкування в дистанційному форматі, який стає все популярнішим.

Вміння проводити дистанційні наради допоможе компаніям налагодити процеси, навіть якщо співробітники за сотні кілометрів від вас, і це вже сьогодні нова норма: адже організації та працівники переходять на віддалений режим, після побачених переваг та економії.