Тимчасово ваша команда чи її частина працює на віддаленій основі. І ми точно знаємо, що сьогодні ви стурбовані. Думаєте про робочі процеси, як їх якісно організувати та багато в чому сумніваєтесь. Поради описані нижче мають практичний характер, якщо бажаєте побачити злагоджену та ефективну роботу команди, тоді читайте далі.

Створення спільного інформаційного простору

Абсолютно усі завдання абсолютно усіх відділів переводьте у task-менеджер (Jira, Asana, Trello, Planfix). Під усіма ми маємо на увазі реально УСІХ: менеджерів з підбору персоналу, корпоративний бренд, запити до системного адміністратора, бухгалтерії чи IT-відділу. Немає завдання в трекері — немає завдання взагалі.

Потоки інформації

Потрібно відразу домовитися з командою, у яких випадках комунікація в task-менеджері, у якому випадку надсилати листи, і коли переходити в месенджер. У залежності від кількості чоловік в команді та формату вашого бізнесу потрібно розуміти, що підтримувати велику кількість каналів комунікації не потрібно. Зафіксуйте справді важливі, ефективні канали та намагайтеся спілкуватися за допомогою них.

Правила потрібні усім

Фіксуйте інструкції короткі та не дуже. Сформувати їх вам допоможуть запитання, на які має знати відповіді будь-яка компанія:

  • Як правильно відстежувати виконані завдання?
  • Як вирішувати конфліктні ситуації?
  • О котрій годині не потрібно стукати в месенджер?
  • Як часто, на яку аудиторію, у які терміни та яку саме звітність робимо?
  • О котрій обов’язково треба бути онлайн, для командної взаємодії?
  • Чи можна працювати не вдома, а в кав’ярні, під час поїздки чи в іншому місті, країні?

Регулювання дзвінків

Відеодзвінки — наше все! Може здатися, яка різниця, невже необхідно дзвонити? На дистанційній роботі листування часто спотворює емоції та тональність, це суцільна генерація додумування, сумнівів, лишніх рефлексій та образ. Варто сприймати відеозв’язок як ще один формат контролю та дисципліни: ви ж хочете впевнитися в тому, що вас чують, а не палять, обідають чи варять борщі в цей момент?

Оберіть інструмент для відеодзвінків: Skype, Zoom, Hangouts Meet, Discord, Appear.in. Але не варто дзвонити кілька разів на тиждень та відривати працівників від роботи. У вас точно є важливі регулярні планерки, на яких збираються менеджери та обмінюються досвідом, кейсами чи розповідають про виконані завдання і складають подальший план дій на наступний тиждень/ місяць. Поки ви не визначились з постійним та нерегулярним набором відеозустрічей — проаналізуйте всі дзвінки за тиждень. Так ви зрозумієте, чи дійсно усі вони потрібні чи навпаки виникає вакуум спілкування.

Читати  Організаційна культура відомих компаній

І не забувайте! Кожен відеодзвінок має бути запланованим, тобто: цілі, завдання, формат (брейншторм/ інформування), матеріали та тезиси, які хтось має потім звести в красивий та інформативний follow up.

Неформальне спілкування

Заведіть канали, чати чи цілі сервери для неформального та корисного спілкування. Культура офісної компанії часто тримається на обідніх перервах, чаюванні, прогулянках за кавою, походах на курилку чи дегустації вина щоп’ятниці.

Створіть аналог усього цього у своєму корпоративному месенджері: для мемів, рекомендацій щодо фільмів та музики чи просто для філософських розмов про все та ні про що. Гумор — це завжди ковток свіжого повітря у повсякденній рутині, таким чином підтримуйте хороший клімат у своїй команді.

Культура діалогу та конфлікти

На дистанційній роботі конфлікти простіше приховати, (тимчасово) зупинити, але дуже важко вирішити. І найкращий варіант: самостійно прописати політику керування конфліктами конкретно для вашої культури.

  • Що вітається у ваші компанії?
  • Які правила має виконувати працівник при взаємодії з командою?
  • Коли потрібен модератор для вирішення конфліктної ситуації?

Все під контролем

Поділіться новинами зі своєю командою: формат щомісячних дайджестів з офіційними новинами, підсумки місяця та плани на наступний, хто святкує день народження, а хто вже рік разом з вами в компанії.

Чи потрібні опитування? Потрібні. Зворотного зв’язку від менеджерів — недостатньо. Рекомендуємо анонімне опитування для неприємних та правдивих відгуків. І не анонімні — для зібрання пропозицій та побажань. Наприклад:

  • Скільки ви плануєте працювати в компанії?
  • Ви рекомендуєте знайомим компанію, як хороше та надійне місце роботи?
  • Як ви думаєте, що варто припинити/ продовжити/ почати робити в компанії?

І у підсумку

Основа правильної взаємодії команди на віддаленій роботі — це інформація, її прозорість, доступність та правила обміну нею. Те що вам здавалось природним та простим в офісі, сьогодні має бути запланованим та продуманим. Експериментуйте та переходьте на новий рівень зрілості. Ефективна та комфортна робота команди будь-де — у ваших руках. А допомога у формуванні вашої команди — у наших руках. Звертайтеся за первинною консультацією.