Автор: Марія Добік, CEO MDCONSULT

Завдання керівника — не гасити «пожежі», а побудувати якісну систему контролю. Інакше операційна діяльність та пошук «повинних» будуть займати більше часу, аніж стратегічно важливі питання.

Як зрозуміти, що система нерезультативна?

Якщо в організації контроль не здійснюється або виконується не належним чином, ви створюєте на своєму шляху перепони. Пріоритетні, важливі проблеми та завдання залишаються без уваги. Співробітники сконцентровані не на результаті, а на виконанні завдань, що контролюються та перевіряються. Інколи неякісний контроль або його відсутність призводить до того, що проблеми та суперечності помічає клієнт. Репутація погіршується, а з нею й прибутковість компанії.  

Неправильна реалізація контролю відбивається й на мотивованості персоналу. Кожен член команди виконує лише ті задачі, що контролюються, бажання пропонувати ідеї та проявляти ініціативу занепадає. Працівники не довіряють менеджерам та про помилки керівництво дізнається після їх здійснення, а не в процесі з можливістю виправити. Викривлюються цінності корпоративної культури: замість орієнтованості на досягнення результату виникає орієнтованість на контроль. Про гнучкість та адаптивність взагалі можна забути.

Які недоліки в системі контролю можуть привести до таких наслідків?

  • При побудові системи контролю не беруть до уваги стратегію та стратегічні цілі компанії (а в деяких випадках вони відсутні).
  • Контроль відсутній або він надмірний.
  • Функція контролю використовується не для розвитку бізнесу, а як інструмент системи покарання та заохочення працівників.
  • Оцінка та перевірка здійснюється лише «на виході», тобто коли вже пізно щось виправляти.
  • Фокус на кількості, а не якості.
  • Немає чітких цілей, норм, стандартів, через що об’єктивний контроль неможливий.

Контроль: поняття, різновиди

Контроль — це процес забезпечення досягнення організацією своїх цілей. Будь-яка система контролю починається з вирішення, що має бути у кінцевому результаті. При чому має бути зрозуміли, за якими саме показниками результат буде вимірюватися та оцінюватися. Після визначення цілей, варто окреслити, як саме буде досягатися мета та від чого буде залежати цей процес. 

На результат досягнення впливає наявність ресурсів, що використовується для його досягнення: людський капітал, матеріал, технології, час та інше. При здійсненні контролю важливо враховувати фактори, що впливають на результат та забезпечувати усім необхідним для досягнення мети.

Контроль може здійснюватися в 3 варіантах:

  • «на вході», на початку;
  • у процесі;
  • «на виході», у кінці.

Контроль «на вході», на початку — найбільш економічно вигідний варіант контролю. Він спрямований на запобігання будь-яких труднощів та проблем. Полягає в якісному підборі усіх необхідних ресурсів, матеріалів для виконання певної задачі, найму сильних фахівців, навчання співробітників та інше. В такому контролі ви забезпечуєте усім, що відповідає вимогам, з самого початку.

Контроль «у процесі» дуже енергомісткий. Він передбачає контролювання дотримання всіх технологій, норм, стандартів при приготуванні складної страви у ресторані, при виробництві комп’ютера чи автомобіля, складанні маркетингової стратегії, розробки дизайну тощо.

Читати  Офіс 2.0: головні тренди, котрі змінять робоче середовище

Такий варіант варто застосовувати, якщо матеріали дуже дорогі або результат критично важливий (наприклад, якщо завдання дуже складне та матиме серйозні наслідки).

Контроль «на виході», у кінці — коли можна побачити фінальний результат і порівняти його з бажаним. Здійснювати контроль на фіналі легше. Проте в такому варіанті вже надто пізно для змін. 

Хто має контролювати?

В першу чергу ті, хто найбільш зацікавлені у результаті й можуть позитивно вплинути на його досягненні. За правило, це безпосередні виконавці та їхні керівники. І в ідеалі основним контролером має бути виконавець.

Проти чи можна розраховувати на самоконтроль виконавця? 

Так, можна, якщо ви впевнені, що він сам кровно зацікавлений у результаті. Тоді в нього буде високий рівень мотивації та самоконтролю. Якщо ви не впевнені на 100% у зацікавленості виконавця, то варто його контролювати.

Чи є ситуації, коли можна обійтись без контролю?

У ситуації, коли результат завдання менш важливий, ніж мінімальний час, який необхідно витратити на його контроль.  

Чи можна контроль чимось замінити? Чи потрібно це робити?

Якщо виконавці самі будуть зацікавлені у результаті, вони будуть кращими контролерами. А отже контроль можна замінити побудовою систем стимулювання, компенсації, правильного делегування та створенням відповідних елементів корпоративної культури — всього того, що можна вважати діями щодо контролю «на вході». Такі системи не замінюють контроль, вони просто перекладають його на плечі самих виконавців. Перевірено десятками українських компаній, яким ми провели HR-консалтинг. Правильно побудовані культура та система стимулювання зберігають 60% керівників. Контроль здійснюється лише з найважливіших показників. 

ЧЕКЛІСТ якісної системи контролю

  • Ви визначились з цілями, заради котрих створюється система.
  • Вирішили найбільш важливі напрямки та вектори розвитку компанії, створили систему показників для вимірювання результатів у кожному з них 
  • Ви забезпечили наявність SMART-цілей за цими показниками.
  • Є чітко окреслені відповідальні за контроль та вимірювання показників.
  • Виконавці можуть самі оцінювати показники або ви надаєте їм постійний зворотний зв’язок.  
  • Ви знаєте фактори (ресурси), від яких залежить досягнення сформульованих цілей та забезпечили усім необхідним виконавця.
  • У вас є чіткий регламент, як будуть забезпечуватися і контролюватися ці фактори та ресурси на вході.
  • Ви розробили вимоги «на вході» та надали інструменти для визначення відповідності цим вимогам.
  • У вас є відповідальні за контроль «на вході». 
  • Ви оперативно визначаєте потребу у змінах і поліпшеннях системи контролю й оперативно здійснюєте їх (інакше система дуже скоро стане формальністю).