Автор: Анна Реминская, HRD MDCONSULT

Планирование и ведение HR-бюджета дает много преимуществ HR-менеджеру. В первую очередь, это возможность оценивать эффективность HR-программ с финансовой стороны. При аргументации необходимости определенных изменений в текущих процессах, введении новых программ, вы сможете оперировать реальными фактами и цифрами.

Более того, ответственность за HR-расходы фокусирует ваше внимание и внимание руководства на результатах вашей работы. А значит способствует профессиональному и карьерному росту. 

Базовые понятия бюджетирования

Углубимся в теорию. Любой бюджет состоит из расходов и доходов. HR-бюджет полностью строится на расходах. Расходы делятся на операционные и капитальные

Операционные (OPEX) — затраты, необходимые для жизнедеятельности компании: зарплатный фонд, коммуналка, амортизация, ремонт, корпоративные мероприятия и т.д. 

Капитальные (CAPEX) — вложения в покупку недвижимости, оборудования и прочее имущество, которым компания владеет.

В HR-бюджете все расходы относятся к операционным. И если вы не донесете ценность затрат на HR-процессы, при любой кризисной ситуации сокращать будут в первую очередь ваш бюджет.

К основным статьям HR-бюджета относят поиск, подбор персонала, онбординг, адаптация, обучение/развитие, увольнение, командировки, корпоративные мероприятия, социальные программы, фонд оплаты труда (самая большая статья расходов). 

К базовым понятиям можно отнести и ROI. 

ROI (Return on Investment) — финансовый коэффициент, который отображает окупаемость или доход от вложенных инвестиций.

Какие задачи выполняет HR-бюджетирование?

Любой HR-бюджет планируется заранее как часть бизнес и HR стратегии. Перед ним стоят такие задачи:

— повышение эффективности работы организации;

— обоснование затрат HR-отдела;

— создание базы для анализа, оценки и контроля планов организации;

— выявление рисков и снижения их уровня заблаговременно.

Как спланировать бюджет на год?

Спрогнозировать бюджет с 100% точностью невозможно. Расходы на управление персоналом, как и сами люди, могут быть непредсказуемыми. Кто-то решил уволиться, кто-то заболел, внезапно понадобилась командировка. Вследствие этого любой бюджет должен иметь возможность «подгоняться». Рекомендованное отклонение должно быть до 10%, но в каждой компании финансовый отдел сам задает допустимую гибкость сметы. Особенно в период стабильной нестабильности и трансформаций всех сфер.

Читати  Концепция Run, Change, Disrupt: кредо лидера нового образца

Инструкция по планированию HR-бюджета на 2022 год

  1. Если вы ранее составляли бюджет на год, то в первую очередь нужно проанализировать и сопоставить ожидаемые затраты, результаты и реальные. 
  2. Изучите бизнес-план и стратегические цели на 2022 год.
  3. Пересмотрите HR-стратегию на предмет актуальности.
  4. Опишите свою программу на следующий год с точки зрения целей, сроков, результата, который вы ожидаете получить и возврата инвестиций.
  5. Пропишите сферы своей ответственности.
  6. Составьте детальный план расходов. 
  7. Покажите наработки руководителю, уточните, чего не хватает, а что стоит убрать.
  8. Внесите правки и утвердите финальный вариант.
  9. Спустя 1-2 месяца сопоставьте план с реальностью. Насколько сильны расхождения? Если отличия значительно, задумайтесь, причина в неправильном планировании или реализации?
  10.  Спустя год оцените эффективность программ.

Важно! ROI должен быть положительным. Расходы не должны быть больше, чем результат от них. 

Итоги

Работа с бюджетом стратегически важна для развития компании. И если вы научитесь использовать бюджетирование эффективно, в любой компании вас будут ценить, любить и жаловать. Старайтесь быть максимально вовлеченным в стратегические планы компании, следить за расходом и доходом бизнеса, выстраивать HR-стратегию вокруг бизнес-стратегии и реальных возможностей компании.